Comment la puissance du Cloud peut aider les entreprises à réinventer leur métier
La Fédération du Négoce Agricole est un syndicat professionnel qui rassemble les entreprises de négoce agricole.
Fédérant 400 PME familiales, employant eux-mêmes 11 000 salariés pour un chiffre d’affaires de 6 milliards d’euros, la FNA optimise l’utilisation de ses moyens humains et techniques pour assurer l’ensemble de ses missions.
La FNA doit assurer un lien permanent entre ses adhérents et les instances nationales et européennes qui définissent le cadre réglementaire des négociants agricoles.
En effet, elle a en charge la promotion du métier de ses adhérents, leur information régulière, l’organisation et l’animation de groupes de travail et l’apport de solutions pratiques autour de thématiques métiers variées.
La problématique rencontrée
La FNA disposait jusqu’alors d’une infrastructure collaborative utilisée essentiellement pour ses besoins de communication internes et se reposait sur Microsoft BPOS (Business Productivity Online Suite). Les fonctions de messagerie étaient principalement utilisées.
Le besoin de disposer d’outils de partage et de collaboration étendus, réunissant de nombreux interlocuteurs (adhérents, partenaires, fournisseurs…) est dès lors apparu évident à la FNA et implique une indispensable ouverture du système d’information.
La FNA a alors recherché une solution et un intégrateur permettant d’atteindre ses objectifs au meilleur coût.
La FNA ne disposant pas d’équipe informatique interne, elle a souhaité une solution lui permettant de se décharger des problématiques d’administration et d’exploitation
La rencontre avec Neos-SDI
« Ouvrir notre Système d’information à nos adhérents était le moyen de maintenir une relation de proximité avec eux. Nous souhaitions retenir la solution technologique de collaboration la plus efficace, s’intégrant aux contraintes qui sont les nôtres, celles d’une fédération de taille réduite et sans équipe informatique. Neos-SDI a su comprendre nos enjeux métiers, nos contraintes organisationnelles et nous a accompagné dans toutes les étapes du projet.» souligne Sébastien Picardat le Directeur Marchés Produits Services de la FNA.
Les équipes de Neos-SDI ont accompagné la FNA dès la genèse du projet et ont d’abord réalisé une analyse minutieuse de l’existant :
- L’architecture
- Les applications
- Les usages métiers
Après la phase de définition des besoins, Neos-SDI, Partenaire historique de Microsoft de niveau Gold dans plus de treize domaines de compétences a préconisé la mise en œuvre des composants de la suite Microsoft Office 365, remplaçante de BPOS, composée des éléments suivants :
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Lync Online
En effet, la migration vers Office 365 permet d’assurer les nouveaux usages nécessaires et de tirer parti des outils de collaboration et de communication synchrone venant s’ajouter aux solutions asynchrones existantes (Messagerie, SharePoint)…
En complément des services de courrier électronique offerts par Exchange Online, Office 365 apporte une solution de communication synchrone moderne (vidéo conférence et messagerie instantanée) que vient compléter la plateforme collaborative SharePoint parfaitement intégrée à la suite Microsoft Office.
Cette richesse fonctionnelle a conduit la FNA à repenser en profondeur les méthodes habituelles de travail (Processus internes et externes).
Réinventer l’information des adhérents
Peu de temps après le déploiement d’Office 365 au sein de FNA, une parfaite illustration de ses capacités a pu être mise en lumière à l’occasion d’une campagne de communication aux adhérents sur les détails de la nouvelle réglementation phytosanitaire entrant en vigueur.
Jusqu’ici, la FNA utilisait une combinaison de visites, d’appels téléphoniques individuels et de courriers pour diffuser l’information. Il fût alors décidé d’utiliser une méthode innovante de travail collaboratif et d’organiser une visioconférence à l’attention des adhérents.
L’objectif était d’informer rapidement les adhérents via une conférence virtuelle. L’expert en charge du dossier phytosanitaire a ainsi pu expliquer en détail et en une seule fois les tenants et aboutissants d’une réglementation complexe plutôt que de prendre son téléphone et devoir répéter un grand nombre de fois le même message. De surcroit un mécanisme d’échange par chat permettait à l’ensemble des participants de réagir aux propos et poser des questions.
Le projet pouvait paraître à priori assez ambitieux compte tenu de la cible visée. Il s’agissait de réunir via le web une population d’acteurs issus du monde du négoce agricole peu familiers des outils de communication de ce type.
Afin de contourner cet obstacle, Neos-SDI a proposé à la FNA d’accompagner le changement en communiquant avec ses adhérents en amont de la visioconférence afin de les préparer et de répondre à leurs questions.
Cette première visioconférence, utilisant les technologies Microsoft Lync intégrées à Office 365, a été un vrai succès en réunissant soixante-dix personnes et s’est généralisée à d’autres communications du même type.
Faciliter la collaboration de ses membres
La mission de la FNA consiste également à rassembler les compétences de ses adhérents en animant des groupes de travail sur des thématiques métiers (juridique, fiscalité, technique, …).
Les réunions des groupes de travail se tiennent plusieurs fois par an et donnent lieu à des comptes rendus diffusés aux adhérents afin de recueillir leurs commentaires.
Jusqu’alors, le mode opératoire en vigueur consistait à diffuser l’information aux adhérents sous forme de courriels contenant des pièces jointes (PPT, PDF, …), en leur demandant de remonter leurs observations.
Le travail de consolidation était réalisé manuellement, courriel de réponse après courriel, ce qui avait pour inconvénient de rendre complexe et longue la consolidation des remontées.
Neos-SDI a alors recommandé à la FNA d’utiliser SharePoint Online pour transformer ce processus.
Le principe était de mettre en place une plateforme collaborative et de la rendre accessible à ses adhérents.
Il suffirait alors de créer sous Microsoft Outlook des listes de diffusion, synchronisées avec SharePoint Online, et correspondantes aux contacts des différentes commissions pour envoyer ensuite des liens aux adhérents pointant sur les espaces collaboratifs correspondants.
Chaque membre d’un groupe de travail peut ainsi retrouver en un espace unique l’ensemble des documents produits par une commission et est désormais en mesure d’éditer ces pièces en ligne, facilitant ainsi le travail de consolidation du modérateur.
L’infrastructure requise étant hébergée dans le Cloud, la gestion des accès des adhérents a été grandement facilitée et s’effectue quasiment de la même façon que pour les collaborateurs de notre client.
Un service amélioré et une nouvelle image pour la FNA
Ces premières applications ont été très bien accueillies par les adhérents de la FNA.
En apportant de nouveaux services à ses adhérents et en leur ouvrant son système d'information, la FNA a renforcé en six mois sa valeur ajoutée tout en bénéficiant d’une image High Tech valorisante.
Dotée maintenant d’une infrastructure informatique performante et peu coûteuse, couplée à l’utilisation d’Office 365 qui représente un budget accessible à tous, la FNA est désormais en capacité d’offrir dans le futur encore de nouveaux services innovants à ses adhérents et partenaires.
La méthode et les apports de Neos-SDI
Tout au long de ce projet, Neos-SDI a su respecter la ligne directrice qui a consisté à proposer une solution simple à mettre en œuvre et à maintenir, fiable, orientée métier et abordable.
Les équipes de Neos-SDI ont su - à chaque étape du projet - accompagner la FNA dans le déploiement progressif de ces nouvelles technologies en anticipant et en adressant en amont les obstacles qui auraient pu retarder l’adoption de ces solutions.
La préconisation d’une solution hébergée a permis un déploiement très rapide, et donc de concentrer les efforts sur la résolution des problématiques métier de la FNA, plutôt que sur l’implémentation technique de la solution.
Enfin, un accompagnement individuel et en amont des adhérents de la FNA a assuré une adoption très rapide de ces nouveaux outils et nouvelles formes de collaboration.
Pour la FNA, il y aura un avant et un après Office 365.
La Fédération du Négoce Agricole (FNA – http://www.negoce-village.com)