logo EMLYONAfin de répondre aux besoins et aux habitudes de communication de ses étudiants, EMLYON a choisi d’externaliser son service de messagerie vers une plateforme capable de s’intégrer avec son infrastructure Exchange existante.

 

EMLYON a confié à Neos-SDI la mise en œuvre d’Office 365 pour l’Education.

 

« Nous cherchions à répondre aux attentes de nos élèves en leur proposant un service de messagerie ouvert, doté d’une grande capacité de stockage et accessible depuis tout type de terminal. Neos-SDI a su nous aider à intégrer la plateforme Office 365 pour l’Education de Microsoft avec notre propre infrastructure Active Directory en nous conseillant sur les questions liées à la migration des comptes et à l’interopérabilité de ces deux environnements »

Mylène CLAVIER-PONSON

Responsable Technique Infrastructures

Département Systèmes d’Information et Technologie

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EMLYON est une des cinq grandes Business School françaises, également reconnue sur le plan Européen et international. Elle accueille environ 2 000 étudiants sur son campus pour des formations de second degré et compte globalement environ 3 500 étudiants si on inclut la formation continue

Dans le cadre de leur scolarité, EMLYON met à la disposition des étudiants un « campus virtuel ».

Celui-ci consiste dans un portail sur lequel sont réunis les éléments pédagogiques permettant aux étudiants comme aux professeurs de travailler. On y trouve les cours, les horaires, les notes, la possibilité de déposer des dossiers mais aussi les applications de suivi de la pédagogie pour les équipes de EMLYON.

logo Office 365A titre individuel, chaque étudiant se voit proposer une suite d’outils de travail collaboratifs et bureautiques reposant sur l’installation d’Office sur le portable et sur la fourniture d’une boite aux lettres pendant la durée de la scolarité 

 

C’est ce dernier aspect qui a été à l’origine du projet Office 365 pour l’Education.

La mise à jour nécessaire de l’infrastructure de messagerie

Si les étudiants appréciaient de disposer d’une boîte aux lettres fournie par EMLYON, ils réclamaient de pouvoir disposer d’un espace de stockage comparable à celui dont ils disposent sur des messageries grand public et qui se chiffrent en Giga Octets.

L’école s’est donc mise en recherche d’une solution leur permettant de répondre à cette attente. Le choix consistait soit dans des investissements conséquents concernant principalement l’architecture de stockage, soit dans l’externalisation de ce service.

Office 365 pour l'éducationAvec l’arrivée d’Office 365 pour l’Education, la perspective d’une migration vers une plateforme reposant sur Exchange Online était intéressante. Les équipes informatiques n’auraient pas besoin de monter en compétences sur un environnement qu’ils administraient au quotidien.

Microsoft a dès lors proposé à EMLYON d’être un « early adopter » de la nouvelle version d’Office 365 pour l’Education qui ajoutait une plateforme de collaboration et de communication instantanée aux services de messagerie. Office 365 pour l’Education  s’appuie sur différentes briques techniques : Exchange Online pour la messagerie avec une boîte aux lettres de 25Go, SharePoint Online pour les espaces de collaboration de documents pour l’Institution, Lync Online pour les communications instantanées, les conférences web audio et vidéo et les Office Web Apps pour modifier en ligne des documents Word, Excel, PowerPoint et One Note.

EMLYON s’était posé la question du choix entre les deux plus importantes plateformes de services de collaboration en ligne du marché dont celle de Microsoft. L’école s’est rapidement aperçue qu’il était difficile de trouver des intégrateurs compétents sur l’offre du concurrent de Microsoft. Etant peu présent en France, ce dernier renvoyait les demandes sur des partenaires intégrateurs peu nombreux. Ce constat a rendu le choix de Microsoft logique et plus rassurant.

La direction de l’école a également voulu sonder les habitudes de ses étudiants concernant leur solution de messagerie. Elle s’est rendue compte qu’autant d’élèves utilisaient Hotmail que son principal compétiteur ce qui  l’a confortée dans sa décision.

Enfin, dans un objectif de lien permanent avec le monde de l’entreprise, EMLYON a pensé qu’il était opportun de faire le choix d’une solution basée sur des outils professionnels largement répandus dans les grandes entreprises qui embaucheront demain les diplômés de l’école.

L’intervention de Neos-SDI 

logo Neos-SDIC’est à ce stade que Neos-SDI a été sollicité par EMLYON pour la mise en place d’un pilote en janvier 2012. Neos-SDI avait déjà des projets à son actif avec cet établissement et les retours positifs qui en résultaient ainsi que le fait que sa proposition pour la réalisation d’un pilote était financièrement plus attractive a conduit l’EMLYON a lui confier ce projet majeur.

La proposition de Neos-SDI était basée sur une mission forfaitaire à engagement de résultat. Il s’agissait de réaliser le déploiement d’un pilote permettant de synchroniser l’infrastructure de messagerie de l’école avec celle hébergée dans le cloud par Microsoft. En effet, si d’Office 365 pour l’Education permettrait d’externaliser la messagerie des étudiants, l’EMLYON garderait sous son contrôle l’administration et l’authentification des étudiants. Il fallait donc mettre en place une solution permettant de faire le lien entre l’infrastructure de l’école et celle d’Office 365.

La problématique principale pour l’EMLYON consistait à appréhender les processus de migration. En effet, l’exploitation du service n’était pas un problème puisqu’elle reposait sur Microsoft Exchange, solution déjà maitrisée de longue date par les équipes de production. Neos-SDI a préconisé la mise en place d’outils permettant la fédération des identités et la synchronisation des annuaires de l’EMLYON et celui d’Office 365. Ainsi les étudiants utilisent un mot de passe unique pour s’authentifier dans le système d’information de l’école et sur la plateforme collaborative Office 365 ; ils voient le même carnet d’adresse dans Outlook que les enseignants qui ont une boîte aux lettres résidente sur le serveur Exchange de l’école. Ceci a été réalisé dans les délais et avec succès pour un premier groupe de 40 étudiants volontaires.

A la suite de cette phase d’observation, 70 nouveaux utilisateurs ont été migré afin de réaliser une enquête de satisfaction. Il en est ressorti que 96 % des étudiants interrogés ont plébiscité Office 365 pour l’Education et recommandent cette plateforme.

En phase de déploiement

La phase du pilote est désormais achevée et la solution est en passe d’être généralisée. Outre la mise à disposition d’une capacité de stockage confortable de 25 Go, la boîte de messagerie qui sera attribuée aux étudiants sera utilisable sans limite dans le temps. Qui plus est, chaque étudiant pourra accéder à son compte depuis son portable comme depuis un mobile en tous lieux, indépendamment de la plateforme système utilisée.

600 étudiants ont été basculés à ce jour. Les prochains seront les étudiants en programme et les nouveaux étudiants qui arrivent à la rentrée prochaine. Il reste 4 000 boites à  migrer qui le seront d’ici à la fin 2012.

Neos-SDI va poursuivre son accompagnement de l’EMLYON dans le déploiement de ce projet de migration en intervenant sur la mise à niveau de leur infrastructure interne de messagerie  pour passer d’Exchange 2007 à Exchange 2010. Cette nouvelle version facilitera les échanges entre l’EMLYON et Office 365 en permettant une coexistence « riche » entre deux plateformes fonctionnellement comparables.

Libérer des ressources pour de nouveaux projets

Outre un service de messagerie basé sur Exchange Online, Office 365 pour l’Education propose également une plateforme de collaboration et de communication. Les ressources que l’EMLYON a pu libérer  à la suite de cette migration réussie vont lui permettre d’explorer avec ses étudiants et certains professeurs les apports potentiels de SharePoint et Lync. La fonctionnalité de site privatif sur Sharepoint Online, permettant un stockage de documents en ligne sera ouverte aux étudiants dès le mois de juillet et plusieurs professeurs en management des Systèmes d’Information devraient intégrer la plate-forme comme support de cours.

En offrant à ses étudiants les services de messagerie d’Office 365 pour l’Education, l’EMLYON a pu également réaliser de substantielles économies en évitant d’avoir à supporter des investissements conséquents qui auraient été nécessaires pour répondre aux demandes de ses étudiants.

 

Office 365 pour l’Education

 

Microsoft Office 365 pour l’Education est une solution de messagerie gratuite proposée aux écoles et aux universités, pour les enseignants, le personnel, les étudiants et les anciens élèves. Il s’agit d’une offre de services en ligne, hébergée par Microsoft, et réservée au monde de l’éducation, sans publicité. Elle est personnalisable aux couleurs de l’institution, et les comptes utilisateurs utilisent le nom de domaine choisi par l’établissement. Microsoft Office 365 pour l’éducation apporte la puissance de la productivité du Cloud Computing aux institutions d’enseignement, leur permettant des économies en temps et en argent tout en accroissant la productivité des étudiants, des enseignants et du personnel administratif.

 

Office 365 pour l’Education allie la suite bureautique Microsoft Office qui vous est familière et les tout derniers outils de communication et de collaboration de Microsoft : Exchange Online, SharePoint Online et Lync Online.

 

Simple d’emploi et facile à administrer, Office 365 pour l’éducation bénéficie de la sécurité et de la fiabilité que vous êtes en droit d’attendre d’un prestataire de service de haut niveau.

Pour en savoir plus sur Office 365 pour l’Education

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