Suite à une réorganisation du groupe en 2009, plusieurs départements ont fusionné, ce qui a suscité des déplacements plus fréquents des équipes transversales et une augmentation des coûts liés à ces derniers. Ainsi, le premier réseau associatif de conseil, gestion et expertise comptable en France a choisi la plateforme de communication unifiée Microsoft Lync 2013 et les périphériques Polycom®. L’objectif de ce projet était de limiter les déplacements entre leurs 4 agences principales se situant à Niort, Angoulême, Poitiers et Saintes, et de rapprocher les 32 plus petites structures. « Avec les capacités de Microsoft Lync 2013 et les forces de Polycom, le monde s’ouvre à nous, et notre terrain de jeu s’agrandit. Avant la visio, j’étais en déplacement quatre jours sur cinq. Depuis la tendance s’est inversée, je ne me déplace plus qu’un jour sur cinq. Neos-SDI a mené le projet d’une façon exemplaire ».

 
 
Arnaud Rossignol
Responsable Activités Informatique Architecture-Sécurité-Matériels-Logiciels
CERFRANCE Poitou-Charentes
 
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Le projet de visioconférence

Arnaud Rossignol, Responsable Activités Informatique Architecture-Sécurité-Matériels-Logiciels, de CERFRANCE Poitou-Charentes précise que le besoin de visioconférence est arrivé suite à une réorganisation du groupe en 2009. « Nous avons fusionné plusieurs départements, ce qui a suscité des déplacements plus fréquents des équipes transversales et les frais de déplacements ont explosé ». La Direction de la nouvelle région Poitou-Charentes lui demande de trouver une solution alternative aux déplacements pour arrêter cette croissance.

Au même moment, la Direction Nationale de CERFRANCE référence Polycom® comme solutions de visioconférence, et préconise leur utilisation dans les départements. Pour Monsieur Rossignol l’alternative est trouvée. CER France Poitou-Charentes décide d’équiper les 4 sites principaux avec Polycom® RealPresence® Group Séries HDX® 8000, et les ordinateurs des collaborateurs de Polycom® RealPresence® Desktop. Un serveur de collaboration Polycom® RealPresence® (RMX) gère les connections multipartites d’audio, vidéo et de partage de contenu. Le Polycom Vidéo Border Proxy gère l’autorisation d’accès au réseau d’une façon sécurisée.

 

L’adoption & l’utilisation

Les agences principales sont séparées d’environ 150 kilomètres, ce qui peut paraître proche, mais une réunion d’une heure à Niort bloquait une journée pour les collaborateurs venant des autres sites. La même réunion en face à face en visio, prend une heure. Ce grand gain de temps est très appréciable, et très vite les équipes s’approprient la solution.

La réservation des salles est gérée par une assistante, qui s’occupe de réserver les sites nécessaires, et crée la réunion virtuelle. Les collaborateurs reçoivent l’invitation avec le numéro de réunion, et n’ont plus qu’à s’installer dans la salle de réunion. Des participants de d’autres agences peuventre joindre la réunion depuis leurs PC, avec Polycom RealPresence Desktop.

Les résultats sont positifs. Les salles sont pleines, et les coûts de déplacement baissent. Une analyse interne démontre que l’utilisation est en croissance depuis l’installation. Cela fait 18 mois que la visio est en place, il y a 52% d’augmentation d’utilisation entre la première et début de deuxième année d’exploitation.

Pour Arnaud Rossignol les avantages sont clairs : « Une réunion en visio est très efficace. Les participants sont à l’heure. Le partage des données est facile et en temps réel. »

L’analyse démontre que la majorité des réunions réunit les 4 sites principaux, et sont des réunions de moins de 2 heures. Ce sont les équipes transversales, l’informatique, la finance, les ressources humaines, le service juridique, qui sont les plus grands consommateurs. Mais la visio est entrée dans les moeurs de tous les employés.

 

Entrée de Microsoft Lync 2013

Suite au succès de la communication à distance, Arnaud Rossignol a souhaité développer encore plus les communications unifiées. Dès Décembre 2012, il se tourne vers Neos-SDI, partenaire privilégié de Microsoft et recommandé par son partenaire habituel, Resotic, pour déployer Lync 2013 et l’intégrer avec les solutions de visio Polycom. Neos-SDI a prisen charge le projet et a réalisé le déploiement de la solution Lync pour une centaine de collaborateurs. L’objectif étant d’en étendre l’usage à plus de 600 utilisateurs d’ici début 2014. Resotic, outre une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage, a également participé au déploiement et à la formation des utilisateurs.

Avec la Plateforme Polycom et Microsoft, Monsieur Rossignol prépare le futur de CERFRANCE.

Aujourd’hui 90% de l’utilisation de la Plateforme de communications unifiées se fait dans le réseau de la Région Poitou-Charentes, et uniquement 10% vers l’extérieur. Monsieur Rossignol déclare « Avec Polycom et Microsoft Lync, nous nous donnons les moyens pour nous ouvrir plus, et proposer des services à nos clients en utilisant la visioconférence ».

 

>> Téléchargez le cas client 

>> Téléchargez le témoignage Neos-SDI sur Lync 2013

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