Le spécialiste de l’énergie photovoltaïque Solairedirect consolide ses processus métiers et optimise la collaboration entre ses équipes avec Microsoft Project Server, Sharepoint Server et SQL Server Reporting Services.

Cela avait tout de la quadrature du cercle : pour maîtriser son risque opérationnel, Solairedirect devait rapprocher la multitude de métiers qui intervient sur ses projets et les faire mieux collaborer. Dans un contexte sensible et multiculturel, avec des branches à l’étranger, l’entreprise a résolu son problème en bâtissant avec Microsoft Project Server une solution évoluée de gestion de projets, apte à communiquer avec toutes les briques de son système d’information, y compris son ERP historique.

Premier producteur indépendant français d’électricité solaire, avec 14 parcs installés et près de 2 500 toitures équipées pour une capacité totale de 120 MW, Solairedirect maîtrise l’ensemble de la chaîne de valeur de l’énergie solaire, de la production du module photovoltaïque à la vente de l’électricité produite. Pour soutenir son activité, Solairedirect s’appuie autant sur son excellence technologique (elle exploite par exemple ses installations dans une logique de réseau, avec des outils de smartgrid qui optimisent la production et la distribution) que sur l’optimisation de ses processus internes : elle a adopté, depuis sa création en 2008, une logique d’industrialisation complète de son activité, y compris là où les coûts semblent les plus incompressibles, comme le développement, la conduite ou encore le financement des projets.

 

Le besoin : redéfinir la gestion des projets


 

Ce modèle, unique dans le monde de l’énergie solaire, suppose pour Solairedirect une organisation sans faille. « Entre les documents juridiques, les fiches techniques, les études… Chaque projet génère de notre part entre 800 et 1 000 livrables, détaille Benjamin Drieux-Falgon, le DSI de Solairedirect. Qu’un seul de ces livrables vienne à manquer à une étape quelconque du projet, et les conséquences peuvent être catastrophiques pour l’entreprise : cela pourrait aller du simple retard delivraison, évidemment inenvisageable, à des difficultés, voire une impossibilité, de facturation ». Dans ces conditions, Solairedirect s’est naturellement dotée des outils informatiques aptes à soutenir son activité et son organisation, en premier lieu desquels une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) fondée sur Microsoft SharePoint. Mais Solairedirect souhaitait optimiser la gestion entière du cycle de vie des projets. Très vite, les contours d’une solution plus globales ont définis, capable de gérer toutes les étapes des projets, d’en vérifier la conformité (présence et ponctualitédes livrables) et d’alerter les personnes concernées en cas d’anomalie. Surtout, Solairedirect voulait une solution capable de réconcilier tous ses métiers. « Il était important pour nous que Nova – c’est le nom de code du projet – facilite la collaboration entre tous les métiers, explique le DSI. L’outil supervise l’ensemble des projets, de la planification au cost checking, à la livraison, au reporting… Il est donc utilisé indifféremment par les chefs de projets, bien sûr, mais aussi parles financiers, le juridique, la Direction générale, les fonctions support… Des gens qui n’ont pas les mêmes besoins à la base et, pour certains, qui n’avaient même pas l’habitude de se parler entre eux ! ».

Très rapidement, l’équipe IT a eu en tête l’architecture de son projet, mais elle n’avait pas encore arrêté le choix des solutions techniques qui permettront de le mettre enoeuvre. « La contrainte était que notre ERP historique devait rester au coeur du dispositif, afin que Nova soit accessible aux fonctions financières et managériales, explique le DSI. Il nous restait donc à trouver la meilleure solution de gestion de projet et la meilleure façon de l’interfacer avec notre ERP et avec SharePoint ».

 

La solution retenue : Microsoft Project Server

Plusieurs solutions sont étudiées, et c’est finalement Microsoft Project Server qui est retenu. « Nous avons apprécié l’approche de Microsoft, justifie Benjamin Drieux-Falgon. Project Server répondait à 99% de nos besoins, et comme il s’intègre à SharePoint, il n’allait pas déboussoler les utilisateurs, déjà familiers de notre GED. Quant aux autres solutions, soit il leur manquait une fonction vitale pour nous – la gestion des alertes, notamment –, soit elles auraient eu pour conséquence d’introduire un nouvel écosystème dans notre système d’information, ce que nous préférions éviter ».

Pour l’accompagner dans son projet, Solairedirect fait appel à Neos-SDI, qui était déjà intervenu sur le déploiement de SharePoint. « Notre rôle a été, et continue d’être, multiple, confie Sylvain Gross, chef de projet chez Neos-SDI. Dans un premier temps, des ateliers fonctionnels avec tous les métiers ont permis de définir de manière exhaustive les processus de gestion de projet : il était impératif d’aborder un projet de parc solaire dans sa globalité. La réalisation de maquettes a permis d’identifier les solutions techniques. Nous avons ainsi très vite réalisé que pour connecter Project Server à l’ERP de Solairedirect, TPG PSLink était la solution la plus pérenne. Parallèlement, Nous avons également participé à la définition du WBS ». Clé de voûte de Nova, le Work Breakdown Structure est une sorte de modèle qui permet de schématiser – et, donc, de valider – l’ensemble des étapes d’un projet, intervenant par intervenant, livrable par livrable. « Et puis, enfin, nous avons mené la conduite du changement, sous forme de présentations et deformations des équipes, afin de leur transmettre les bonnes pratiques », ajoute Sylvain Gross.

 

Un retour sur investissementestimé « entre 3 et 6 mois »

Nova a passé haut la main la phase pilote et devrait être rapidement déployé dans l’ensemble de l’entreprise, y compris les bureaux en Inde et en Afrique du Sud.

« Nova va bouleverser la vie de l’entreprise, estime Benjamin Drieux-Falgon. La combinaison Project Server, SharePoint et SQL Reporting Services apporte une gestion centralisée des projets où chaque projet a son propre espace collaboratif. Le chef de projet y trouve un tableau de bord spécifique, un suivi poussé du temps (diagramme de Gantt, réalisé, reste à faire…), la documentation associée, la possibilité d’exporter les documents vers notre dataroom, de multiples outils de reporting pour suivre la réalisation, vérifier la conformité des livrables… Tout est entièrement synchronisé : si un paramètre est changé quelque part, tout le monde en est averti. Et bien sûr, il y a ces alertes qui remontent automatiquement en cas d’anomalie ».

Côté bénéfices du projet, Benjamin Drieux-Falgon attend « un RoI sur 3 à 6 mois maximum, ce qui est tout simplement exceptionnel pour ce type de projet. Je sais déjà que Nova va éliminer la plupart des risques liés à notre activité. Après tout, c’est pour cela que nous l’avons créé. Mais entre les efforts d’analyse et de remise à plat de nos processus consentis en amont et les fonctions avancées de Project Server, nous allons également gagner en productivité et en sérénité », conclut le DSI.

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