Power BI – BI Self Service – POURQUOI ?

Le mot de Jean-Philippe Jauffret – Avant-vente Décisionnel – Neos-SDI

Le nouveau concept de BI en Self-Service est porté par la suite Power BI de Microsoft.Cette offre vient se positionner en complément de la BI d’entreprise, telle qu’elle est maintenant pratiquée depuis de longues années, avec des chaînes de traitement qui consistent à amener l’information transactionnelle (la ligne de facture par exemple) dans une forme plus adaptée à l’analyse à savoir une structure multidimensionnelle (Cube ou Base OLAP) avec ses outils traditionnels de dimensions (axes d’analyse), hiérarchies, KPI, etc…

On trouve dans les entreprises des Cubes servant divers métiers, qui peuvent être orientés finance, commerce, RH, Marketing par exemple. Dans la très grande majorité des cas, les informations mises à disposition des utilisateurs proviennent essentiellement de l’entreprise elle-même, sauf peut-être pour certains systèmes d’information marketing, alimentés plutôt par les panelistes dans différents secteurs d’activité (retail, pharma, …).

Depuis que la BI d’entreprise existe (1985), aucune solution logicielle ne s’est jamais vendue si les utilisateurs ne pouvaient pas cocher la case « Le système permet un export vers Excel ».

Une première raison est relativement triviale : La suite Microsoft Office a toujours été une zone qui sert de réceptacle à toute forme d’information dans un but de mise en forme, de partage et de communication.

La deuxième l’est tout autant : il faut pouvoir compléter, tout ou partie de l’information « corporate », par d’autres informations nécessaires à l’analyse. A titre d’exemple, si très souvent le « Réalisé » provient d’un ERP, ou d’une comptabilité, le budget est quant à lui fabriqué ailleurs, et même très fréquemment dans Excel.

Pour comprendre le fondement de ce qui suit, rappelons l’histoire des réunions baptisées « O-ring meetings » qui se tenaient au siège de la NASA avant chaque tir de fusée ou de navette. Dans cette réunion, chaque ingénieur en charge d’un service faisait avec sa main un rond (comme en plongée sous-marine) pour dire : Tout est OK pour moi ! Le lancement ne pouvait pas avoir lieu tant que toutes les mains ne s’étaient pas levées. Pourtant, il y a eu de nombreux échecs.Un jeune ingénieur eu par la suite une idée simple, consistant à « corréler » et à montrer avec un simple graphique la réussite ou l’échec du tir avec la température au sol le jour du lancement. La réponse est devenue évidente, que pour réussir, le tir devait avoir lieu dans une plage de températures précise.

C’est un bon exemple de BI en Libre-Service : ce travail auquel le jeune ingénieur s’est livré, ne lui était pas forcément demandé, mais il a eu l’idée de vouloir raconter une histoire avec les données, et a apporté de la valeur à l’organisation.

Les décisions ne sont jamais automatiques. La BI libre-service apporte une vision claire sur l’entreprise et permet aux décideurs d’être réactifs, de pouvoir anticiper et piloter les actions en conséquence.

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Microsoft, avec la suite Power BI propose une série d’outils, qui rendent l’analyse un peu plus « ludique » et placent l’utilisateur en situation de raconter une histoire avec ses données. La productivité dans la phase d’élaboration d’une analyse est considérablement améliorée, ce qui est le but recherché en proposant des composants adaptés.

Power BI propose un premier composant nommé Power Query. Il permet l’accès à toutes les sources d’informations, internes et externes (bases de données, comptes Facebook, Web, Open Data, Big Data, Places de marché …), avec un mécanisme de « pré-visualisation » qui permet de sélectionner ou non les données.

Dans le deuxième composant, Power Pivot, l’utilisateur va rajouter de l’organisation et de la logique sur ses informations sources, pour fabriquer son modèle de données. (Définir des liens entre les sources, monter des hiérarchies par glisser-déposer, rajouter des mesures, des KPis…).Entre Power Query et Power Pivot, les allers et retour peuvent être fréquents, pour affiner peu à peu le modèle. Bien qu’intégrer à l’intérieur de la feuille Excel, Power Pivot est une base de données « in memory » qui permet bien au-delà des limites d’Excel la manipulation de très gros volumes d’informations.

Enfin, quand le modèle semble adéquat, deux autres composants, Power View et Power Map vont permettre la réalisation de vues avancées sur les données sous forme de tableaux, graphes, cartes.Dans ces composants, on trouve une parfaite maîtrise de l’axe temps et de la géolocalisation, qui deviennent des fondamentaux dans la plupart des analyses (Où et quand).

Un composant de DataMining est également disponible et utilisable sur des données de SQL Server 2012 Analysis Services, pour renforcer les capacités analytiques de la solution.

Cet ensemble de composants est totalement gratuit et intégré à Excel.

Dans l’hypothèse du déploiement de documents vers une communauté d’utilisateurs, tout a été pensé pour utiliser Microsoft SharePoint ou Office365 avec Power BI.

Précisons que Power BI dans Office 365 (dans le Cloud) offre deux outils supplémentaires à savoir un module de prévision (forecast) et un module appelé Power Q&A qui permet le questionnement des modèles de données en langage naturel. Sur le Web, le « rendu » des documents en Html5 permet une exploitation des documents produits à partir de terminaux mobiles, téléphones ou tablettes.

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