Le Groupe de spiritueux a saisi l’opportunité de l’anniversaire du renouvellement des licences de son système de messagerie unifiée pour changer de solution mais également adopter le cloud. Objectif : confier à un tiers de confiance ce volet de l’infrastructure informatique apportant peu de valeur ajoutée aux métiers pour se concentrer sur l’innovation, gagner en sécurité et disposer d’une solution moderne, plus adaptée aux besoins exprimés par les utilisateurs. Un an après sa mise en œuvre, Rémy Cointreau se félicite de cette migration effectuée en douceur, très bien accueillie par ses collaborateurs et qui a rempli tous ses objectifs.

Rémy Cointreau s’est développé depuis plus deux siècles pour devenir aujourd’hui l’un des plus importants groupe de spiritueux à l’échelle mondiale. Présent aux Etats-Unis, en Asie et en Europe,  il emploie plus de 1800 personnes réparties sur quarante sites à travers le monde. Le Groupe s’appuie sur quatre datacenters principaux repartis à travers le monde pour fournir à ses collaborateurs les outils informatiques dont ils ont besoin au quotidien. Début 2013, la date anniversaire du renouvellement de son contrat de licences de messagerie arrivant à échéance, Rémy Cointreau envisage la possibilité d’externaliser cette partie de son informatique. Objectif : aller vers le cloud public mais dans un environnement sécurisé et en tenant compte de ses contraintes géographiques.

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Le besoin : adopter une solution moderne, ouverte et sécurisée.

Pour Alexandre Page-Relo, Directeur de la Technologie du Groupe, le cloud est en effet avant tout synonyme de sérénité : « Anticiper des travaux sur la route, un ouragan aux Etats-Unis, une mauvaise connectivité quand on a un datacenter dans une région mal desservie… c’est beaucoup de temps passé au quotidien pour prévenir des incidents qui peuvent avoir des répercussions sur l’activité de 1800 personnes. C’est aussi des moyens et des ressources dépensés en PRA (ndlr : plan de reprise d’activité) pour parer ces éventualités. Avec le cloud, je confie cette partie de mon travail à un tiers pour me focaliser sur des tâches apportant plus de valeur ajoutée au business ».

Avant d’adopter Office 365, Rémy Cointreau a étudié les trois principales offres cloud en concurrence. Le Groupe a très vite abandonné l’idée de renouveler sa solution existante (Lotus Notes) pour une raison de pérennité et de manque d’ouverture notamment en termes de communications unifiées. Il a en effet un usage intensif de la messagerie instantanée entre ses différents sites et de la visioconférence pour limiter les déplacements de ses collaborateurs. Il voulait étendre cet usage aux clients et partenaires mais son ancienne messagerie limitait les échanges aux utilisateurs internes.

L’autre alternative (Google) a également été écartée pour des raisons de confiance et de conduite du changement, comme l’explique Alexandre Page-Relo : « Cette solution émane d’un éditeur qui a des relations tendues avec la Chine et nos collaborateurs locaux nous ont alerté les problèmes de connectivité récurrents que cela engendre. De plus, elle supposait de basculer vers un mode de travail principalement en ligne, sans possibilité d’avoir une partie des outils sur le poste de travail. Pour un premier pas vers le cloud, l’étape à franchir était trop importante pour nos collaborateurs d’un point de vue culturel ».

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La solution : Office 365 pour la souplesse, l’attractivité des outils et la fiabilité de la solution.

Après avoir réalisé un pilote entre mars et mai 2013, Rémy Cointreau est arrivé à la conclusion qu’Office 365 était la seule solution répondant à ses critères tant du point de vue de la sécurité que de l’adéquation à ses besoins. « Microsoft est un partenaire de valeur qui nous accompagne depuis plusieurs années sur d’autres volets de notre infrastructure informatique, précise Alexandre Page-Relo. En adoptant ses solutions cloud, nous avons la certitude de confier l’exploitation de nos outils à un tiers de confiance qui nous apportera la sérénité recherchée ». Parallèlement, Office 365 permet à certains collaborateurs de continuer, si besoin,  à travailler avec Office 2010 installé sur le poste de travail tout en utilisant les solutions de communication du cloud. «Quand les licences bureautiques existantes arriveront à terme, nous envisagerons très probablement de basculer vers le mode abonnement, explique Alexandre Page-Relo. Mais le fait est que seul Microsoft offre cette souplesse de mixer outils internes et cloud. Enfin, et l’argument n’est pas neutre, Outlook est mieux perçu par nos collaborateurs que notre ancien client de messagerie. La conduite du changement auprès des utilisateurs s’en est donc vue facilitée».

Débutée en octobre 2013, le projet dure environ 6 mois dont environ 3 semaines pour la migration elle-même. Le Groupe a procédé par plaques géographiques en adoptant la méthode « pre-staging », concept qui consiste à préparer un transfert en migrant le plus gros des données en avance de phase, réduisant ainsi le temps d’indisponibilité des outils le jour de la migration réelle. Malgré le changement majeur, Rémy Cointreau n’a pas rencontré de problème bloquant, y compris sur les boites aux lettres stockant des courriers cryptés, grâce aux outils fournis par Microsoft et les partenaires qui l’ont accompagné tout au long du projet, Neos-SDI et Binary Tree.

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Bénéfices : une solution évolutive apportant sérénité et satisfaction des utilisateurs

Un an plus tard, Alexandre Page-Relo dresse un bilan très positif tant du point de vue des utilisateurs que de la DSI : «  Nous avons décommissionné une trentaine de serveurs en interne, réduit les besoins en maintenance et en administration et nous n’avons plus à supporter le coût des PRA. Cela reste toutefois difficile d’estimer les économies réalisées avec le cloud et de toute façon ce n’était pas notre objectif. Aujourd’hui, nous avons une meilleure visibilité sur nos coûts grâce au système d’abonnement et surtout nous n’avons plus à nous inquiéter de l’exploitation de ce volet de notre informatique, ce qui nous laisse du temps pour innover et proposer des applications à valeur ajoutée pour le métier ».

Coté utilisateurs, la migration a été bien accueillie, qu’il s’agisse de la messagerie, des espaces collaboratifs remplaçant les bases documentaires d’autrefois ou de la visioconférence. N’étant plus contraints par des barrières technologiques et des salles de réunion équipées à cet effet, les collaborateurs pratiquent désormais la visioconférence sans limite, de n’importe où et avec tous les partenaires du Groupe. Ils ont gagné en confort, en efficacité et en collaboration, notamment grâce au tableau blanc qui leur permet de partager des notes en temps réel.

Convaincu par les nombreux avantages d’Office 365, Alexandre Page-Relo envisage maintenant d’aller plus loin, le Groupe travaillant actuellement sur un pilote autour de Lync en mode hybride, en vue de remplacer son infrastructure de téléphonie existante d’ici la fin de l’année prochaine.

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